Leistungsbestandteile und Leistungsbeschreibung

Leistungsbestandteile der Pakete im Überblick

Die Leistungsbestandteile und Leistungsbeschreibungen
für die einzelnen Pakete können Sie mit Klick auf die folgenden
Links als PDF herunterladen:
Leistungsbeschreibung
Starter Paket
Leistungsbeschreibung
Business Paket
Leistungsbeschreibung
Enterprise Paket
Datenschutzsoftware Proliance 360StarterBusinessEnterprise
Bereitstellung Datenschutzsoftware
Zugänge   
Zugang für Datenschutzmanager
Zugänge für Datenschutzteam 
Zugänge für Datenschutzbeauftragten 
Zugänge für Beschäftigte (bspw. für Datenschutzschulungen Proliance Academy)
Assessments   
Assessment: Verarbeitungstätigkeiten*
Assessment: Websites*
Assessment: Technische und organisatorische Maßnahmen*
Exporte   
Export: Verzeichnis von Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
Export: Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)*
Export: Datenschutzerklärungen*
Aufgabenmanagement 
Compliance-Status
Aktivitätenprotokollierung
Datenschutzvorlagen   
Leitfäden zu Datenschutzverletzungen
Betroffenenanfragen (Auskunftsanspruch, Löschanfragen)
Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
Muster für Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
Homeoffice-Vereinbarungen und viele weitere Vorlagen, Muster und Templates
Onlineschulungen (Proliance Academy)   
Datenschutzschulung Basis (Anzahl Lizenzen entsprechend ausgewähltem Paket und Mitarbeiteranzahl)
Weitere Onlineschulungen je nach Verfügbarkeit (kostenpflichtig)
Multi-Tenancy (Mandantenfähigkeit)  

* Bitte beachten Sie unsere Hinweise zur Verfügbarkeit von Funktionalitäten in der Leistungsbeschreibung.

Leistungsbeschreibung

Die folgende Beschreibung der Leistungen (Leistungsbeschreibung) bezieht sich auf alle von uns über unsere Datenschutzsoftware Proliance 360 (nachfolgend “Proliance 360”) angebotenen Leistungen. Die Verfügbarkeit der Leistungen sowie etwaige Zusatzkosten ergeben sich aus dem über die Leistungsauswahl gebuchten Leistungspakets sowie der ausgewählten Mitarbeiteranzahl des Unternehmens, dessen datenschutzbezogene Informationen über Proliance 360 erfasst werden (nachfolgend als „Unternehmen“ bezeichnet).
 

1. Datenschutzsoftware Proliance 360: Bereitstellung und Zugänge
 

Die Bereitstellung von Zugängen zu Proliance 360 erfolgt über unternehmensbezogene Accounts. Die für einen Zugang verfügbaren und zuweisbaren Funktionalitäten unterscheiden sich je nach Typ des Zugangs. Die Verfügbarkeit von Zugängen hängt vom gewählten Leistungspaket ab.

Zugang für Datenschutzbeauftragten
Ein Zugang für einen Datenschutzbeauftragten („Zugang für Datenschutzbeauftragten“) ist je nach gebuchtem Leitungspaket verfügbar. Ein Zugriff auf Grundfunktionen (z. B. Festlegen des Datenschutzteams inkl. des Datenschutzbeauftragten, Zuweisung von Zugängen für Beschäftigte des Unternehmens für Datenschutzschulungen und Angabe von allgemeinen unternehmensbezogenen Angaben zum Unternehmen) und Funktionen im Rahmen der Assessments (Ziffer 2) erfolgt nach Verfügbarkeit über andere Zugänge (z. B. Datenschutzmanager, Datenschutzteam). Sofern ein Zugang für einen Datenschutzbeauftragten nicht Bestandteil eines Leistungspakets ist, kann auf entsprechende Funktionen nach Verfügbarkeit über den Zugang des Datenschutzmanagers zugegriffen werden.

Zugang für Datenschutzmanager
Ein Zugang für einen Datenschutzmanager ist in jedem Leistungspaket verfügbar und ermöglicht den Zugriff auf Grundfunktionen sowie Funktionen im Rahmen der Assessments (Ziffer 2), die je nach Verfügbarkeit anderen Zugängen (Datenschutzteam, Datenschutzbeauftragter) zugeordnet sind oder (optional) zugeordnet werden können.

Zugänge für Datenschutzteam
Zugänge für weitere Nutzer sind je nach gewähltem Leistungspaket verfügbar und ermöglichen Zugriff auf Funktionen im Rahmen der Assessments, die ihnen zugeordnet werden. Diese weiteren Zugänge sind funktionalen Unternehmensbereichen zugewiesen (aktuell verfügbar: Personal, Marketing & Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Sicherheit, IT).

Zugänge für Beschäftigte (bspw. für Datenschutzschulungen)
Zugänge für Beschäftigte des Unternehmens sind in der über die in der Leistungsauswahl ausgewählten Anzahl verfügbar.
 

2. Datenschutzsoftware Proliance 360: Funktionalitäten und Inhalte


Assessment: Verarbeitungstätigkeiten*
Bereitstellung einer Funktion zur Dokumentation von typischen Verarbeitungstätigkeiten des Unternehmens. Hierüber können datenschutzrechtlich relevante Informationen zu Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden. Zu vollständig dokumentierten Informationen werden je nach Verfügbarkeit Hinweise zu erforderlichen Anpassungen oder Prüfungen sowie Hilfestellungen bereitgestellt.

Assessment: Websites*
Bereitstellung einer Funktion zur Dokumentation typischer auf Websites des Unternehmens stattfindenden Datenverarbeitungen. Hierüber können datenschutzrechtlich relevante Informationen dokumentiert werden. Zu vollständig dokumentierten Informationen zu einzelnen Websites werden je nach Verfügbarkeit Hinweise zu erforderlichen Anpassungen oder Prüfungen sowie Hilfestellungen bereitgestellt.

Assessment: Technische und organisatorische Maßnahmen*
Bereitstellung einer Funktion zur Dokumentation von im Unternehmen umgesetzten typischen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Hierüber können datenschutzrechtlich relevante Informationen dokumentiert werden. Zu vollständig dokumentierten Informationen zu einzelnen technischen und organisatorischen Maßnahmen werden je nach Verfügbarkeit Hinweise zu erforderlichen Anpassungen oder Prüfungen sowie Hilfestellungen bereitgestellt.

Export: Verzeichnis von Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
Zu den zum Unternehmen erfassten Informationen im Rahmen des Assessments zu Verarbeitungstätigkeiten können Informationen in Form eines Dokuments (z. B. PDF) exportiert werden, die als Dokumentation im Sinne eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (Verarbeitungsverzeichnis / VVT) oder als Teil eines solchen Verwendung finden können.

Export: Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)*
Zu den zum Unternehmen erfassten Informationen im Rahmen des Assessments zu technischen und organisatorischen Maßnahmen können Informationen in Form eines Dokuments (z. B. PDF) exportiert werden, die als Dokumentation dieser Maßnahmen oder als Teil einer solchen Verwendung finden können.

Export: Datenschutzerklärungen*
Zu den zum Unternehmen erfassten Informationen im Rahmen des Assessments zu Websites können Informationen in Form eines Dokuments (z. B. PDF oder HTML) exportiert werden, die als Datenschutzerklärungen dieser Websites oder als Teil dieser Verwendung finden können.

Aufgabenmanagement
Über Proliance 360 verfügbare Abfragen im Rahmen der Assessment-Funktionen (Audits) oder Hinweise zu erforderlichen Anpassungen oder Prüfungen (Handlungsempfehlungen) können, sofern dies Bestandteil des gewählten Leistungspakets ist, über ein Aufgabenmanagement verschiedenen Nutzern zur Bearbeitung oder Prüfung zugewiesen werden oder werden diesen automatisiert zugewiesen.

Compliance-Status
Die vom Unternehmen zu dokumentierenden Informationen (Assessments) werden auf Proliance 360 hinsichtlich ihres Status erfasst und je nach Aktivität in fortlaufend aktualisierten Übersichten dargestellt. Der übergreifende Status wird durch eine abgestufte Gesamtbewertung dargestellt (Compliance-Status). Diese Funktionen dienen dem Überblick über den Fortschritt der Erfassung datenschutzrechtlich relevanter Informationen sowie deren Bewertung.

Aktivitätenprotokollierung
Relevante Aktivitäten (z. B. Eingaben oder Änderungen) werden mit Zusatzangaben (z. B. dem Bearbeiter und dem Zeitpunkt) erfasst und protokolliert (Aktivitätenprotokollierung). Die Aktivitätenprotokollierung dient der Dokumentation datenschutzrelevanter Nutzeraktivitäten auf Proliance 360.

Datenschutzvorlagen
Je nach Verfügbarkeit, werden Beispiel-Vorlagen zur internen und externen Verwendung über Proliance 360 zur Verfügung gestellt (z. B. Verpflichtung von Mitarbeitern auf datenschutzrechtliche Vertraulichkeit, Vorlage für Auftragsverarbeitungsverträge). Beachten Sie, dass Beispiel-Vorlagen in der Regel entsprechend den Anforderungen des Unternehmens und in Bezug auf die jeweilige Verarbeitung angepasst oder ergänzt werden müssen. Die individuelle Anpassung oder Erstellung von Vorlagen sowie Beratung im Zusammenhang mit bereitgestellten Vorlagen sind keine Inklusivleistungen.

Onlineschulungen (Proliance Academy)
Über Proliance 360 verfügbare Proliance Academy können Beschäftigte des Unternehmens zum Thema Datenschutz geschult und sensibilisiert werden. Die erfolgreiche Teilnahme der Beschäftigten des Unternehmens wird mit einem Zertifikat belohnt und dient zugleich als Nachweise für Behörden. Die Anzahl der „Zugänge für Beschäftigte“ des Unternehmens (i. d. R. Arbeitnehmer und freie Mitarbeiter) wird mit Vertragsschluss vereinbart. Pro Zugang und Vertragsjahr ist eine Teilnahme an der Datenschutzschulung Basis inklusive. Sollten Sie über die inkludierten Zugänge hinaus weitere Beschäftigte des Unternehmens für das Thema Datenschutz sensibilisieren wollen, können sie die Paketgröße der Mitarbeiteranzahl entsprechend jederzeit nach oben anpassen. Auch weitere Schulungsinhalte können je nach Verfügbarkeit kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Multi-Tenancy (Mandantenfähigkeit)
Der Datenschutzbeauftragte sowie der Datenschutzmanager können durch eine Auswahlliste über einen einzigen Zugang auf Funktionen für all die Unternehmen (bspw. Verbundunternehmen) zugreifen, für die ihnen diese Funktionen im Rahmen der jeweils gebuchten Leistungspakete zugewiesen wurden (Mandantenfähigkeit). Auf diese Weise verfügbar sind Funktionen nur für solche Unternehmen, für die die Funktion Multi-Tenancy Bestandteil des gebuchten Leistungspakets ist, sofern nicht etwas anderes vereinbart wurde (s. Leistungsauswahl).


3. Wechsel des Leistungspakets


Sie können, unter dem Vorbehalt einer Annahme durch uns, jederzeit während der Laufzeit des Vertrags ein größeres Leistungspaket für die Leistungsauswahl buchen. Die Umstellung auf das größere Leistungspaket wird, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wird, mit Beginn des Monats wirksam, der auf den Monat der Buchung folgt. Mit Wirksamwerden der Umstellung wird auch die entsprechend höhere Vergütung fällig. Mit Wirksamwerden der Umstellung auf ein größeres Leistungspaket beginnt zudem die vereinbarte Vertragslaufzeit dieses Vertrags neu zu laufen. Der Wechsel zu einem kleineren Leistungspaket mit geringerem Leistungsumfang ist nur zum Ende der jeweils gültigen Vertragslaufzeit bei fristgerechter ordentlicher Kündigung des Vertrags und in Form eines Änderungsvertrags zu dem bisherigen Vertrag möglich.
 

4. Zubuchen weiterer Module


Durch laufende Weiterentwicklung von Proliance 360 werden weitere Funktionen und Module verfügbar. Neue optionale Module, die nicht in der konkreten Leistungsauswahl und Leistungsbeschreibung enthalten sind, können während der Vertragslaufzeit durch Sie kostenpflichtig hinzugebucht werden. Das Hinzubuchen weiterer Module ist auf Grundlage des bestehenden Vertrags möglich.
 

5. Zubuchung und Verringerung von Zugängen für Beschäftigte


Die Erhöhung der Anzahl von Zugängen für Beschäftigte (i. d. R. Arbeitnehmer oder freie Mitarbeiter) während der Laufzeit des Vertrags ist für den jeweils noch nicht abgerechneten Folgemonat möglich, wobei ab dem Folgemonat die entsprechenden höheren Kosten anfallen. Die Verringerung der Anzahl der Zugänge ist nur zum Ende der jeweils gültigen Vertragslaufzeit und nur bei fristgerechter ordentlicher Kündigung des Vertrags in Form eines Änderungsvertrags zu diesem Vertrag möglich.

* Hinweis zur Verfügbarkeit von Funktionalitäten: Zum Zeitpunkt der Bereitstellung von Proliance 360 stehen die markierten Funktionalitäten noch nicht oder noch nicht vollständig zur Verfügung. Diese werden von uns schrittweise nachgeliefert. Bis zur Verfügungstellung werden je nach Verfügbarkeit Ersatzleistungen in Form von Vorlagen, Leitfäden oder Mustern bereitgestellt.